Shopify Rechnung erstellen: Pflichten, E-Rechnung & Buchhaltung

Dieser Artikel ist für dich, wenn du in deinem Shopify-Shop Rechnungen erstellen willst und dich fragst, was Pflicht ist, welches Tool passt und wie die Zahlen sauber in deine Buchhaltung kommen. Du bekommst die Pflichtangaben als Tabelle, einen Tool-Vergleich, den Fahrplan zur E-Rechnung und die Regeln zur Aufbewahrung. Den rechtlichen Gesamtrahmen findest du im Überblick Recht und Steuern für Shopify-Shops.

Musst du überhaupt Rechnungen schreiben?

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet nach dem Kunden. Laut § 14 Abs. 2 UStG bist du grundsätzlich nur berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet bist du innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person verkaufst. Für normale Warenverkäufe an Privatkunden gibt es keine Rechnungspflicht.

In der Praxis schickst du trotzdem jedem Kunden eine Rechnung. Kunden erwarten sie für Garantie und Rückgabe, Firmenkunden kaufen auch in B2C-Shops ein, und eine einheitliche Rechnung pro Bestellung macht deine Buchhaltung einfacher. Für die Steuer gilt außerdem: Jeder Verkauf braucht einen Beleg, egal ob mit oder ohne Rechnungspflicht.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Eine vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält:

Zwei Vereinfachungen sind für Shops wichtig. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben: Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Der Kunde und die Rechnungsnummer müssen nicht drauf (§ 33 UStDV). Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und gibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an. Wie du Shopify dafür einstellst, steht im Artikel Shopify Steuern einstellen. Verkaufst du an Firmen im EU-Ausland, kommen die USt-IdNr. beider Seiten und der Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung dazu.

Was Shopify selbst kann

Shopify hat kein eingebautes Rechnungsmodul für Deutschland, aber drei Bordmittel:

• Bestellübersicht drucken: Laut Shopify Help Center kannst du ohne App eine einfache Zusammenfassung jeder Bestellung drucken.
• Shopify Order Printer: Eine App von Shopify, mit der du Rechnungen, Lieferscheine und Picklisten druckst. Die Vorlagen passt du mit HTML, CSS und Liquid an.
• Vorlagen für Bestelldokumente: Shopify führt gerade schrittweise Dokumentvorlagen für Rechnungen, Lieferscheine und Picklisten direkt im Admin unter „Einstellungen > Versand und Zustellung“ ein. Die Funktion ist im Early Access und noch nicht in jedem Shop sichtbar.

Damit kannst du ordentliche Dokumente drucken. Was diese Druckvorlagen nach unserer Einschätzung nicht ersetzen: einen eigenen Rechnungsnummernkreis, ein unveränderbares Archiv, automatische Korrekturrechnungen bei Erstattungen und E-Rechnungsformate. Für ein paar Bestellungen im Monat reicht das. Sobald es regelmäßig läuft, lohnt sich ein echtes Rechnungstool.

Auch den Lieferschein bearbeitest du über diese Vorlagen mit Liquid-Code. Wenn du dein Firmenlogo, einen Retourenhinweis oder eine Dankeskarte im Paket willst, findest du Ideen im Artikel Branding mit Verpackung, Rechnung und Beileger.

Rechnungs-Apps und Buchhaltungs-Tools im Vergleich

Es gibt zwei Wege: eine Rechnungs-App direkt in Shopify oder eine Anbindung an deine Buchhaltungssoftware, die die Rechnungen dort erstellt. Preise laut App-Store-Listing, Stand Oktober 2026, abgerechnet in USD:

Welche Lösung passt, hängt vor allem davon ab, wer bei dir bucht. Arbeitet deine Steuerberatung mit DATEV, frag sie vorher, in welcher Form sie Rechnungen und Zahlungsdaten haben will. Das spart später doppelte Arbeit.

E-Rechnung: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Laut DIHK gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen:

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Verkäufe an Privatkunden sind nicht betroffen. Für einen typischen B2C-Shop ändert sich also wenig. Wenn du aber regelmäßig an Firmen verkaufst, etwa über Shopify B2B oder an Wiederverkäufer, brauchst du spätestens 2027 oder 2028 ein Tool, das E-Rechnungen erzeugt. Eine Forderung, die Pflicht für größere Unternehmen auf 2028 zu verschieben, ist bisher nicht beschlossen.

Stornos, Erstattungen, Teilrückgaben

Eine einmal ausgestellte Rechnung änderst oder löschst du nicht. Stornierst du eine Bestellung oder erstattest du ganz oder teilweise, erstellst du eine Korrektur- bzw. Stornorechnung, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Gute Rechnungstools machen das automatisch, sobald du in Shopify eine Erstattung auslöst. Achte im Umgang mit dem Kunden auf die Begriffe: „Gutschrift“ bedeutet im Umsatzsteuerrecht eigentlich eine Abrechnung durch den Käufer. Viele Tools nennen ihre Korrekturbelege trotzdem so. Wie du Bestellungen in Shopify stornierst und erstattest, erklärt der Artikel Bestellungen in Shopify bearbeiten.

Buchhaltung: Auszahlungen, Gebühren, Debitoren

Die häufigste Fehlerquelle ist nicht die Rechnung, sondern die Auszahlung. Shopify Payments überweist dir nicht den Umsatz, sondern den Umsatz abzüglich Gebühren und Erstattungen, gesammelt über mehrere Tage. Buchst du nur den Zahlungseingang, stimmen weder Umsatz noch Kosten. Richtig ist:

1. Jede Rechnung als Umsatz buchen (brutto, mit Umsatzsteuer).
2. Die Gebühren von Shopify Payments, PayPal und Klarna getrennt als Kosten buchen. Die Aufstellung pro Auszahlung findest du im Admin bei den Auszahlungen.
3. Die Auszahlung auf dem Bankkonto mit den einzelnen Bestellungen abgleichen.

Warum Auszahlungen manchmal hängen oder zusammengefasst werden, erklärt der Artikel Shopify-Auszahlung. Auch deine Ausgaben gehören in die Buchhaltung: Shopify-Abo, Apps, Theme, Domain, Werbung und Wareneinkauf. Die Rechnungen für Abo und Apps findest du im Shopify-Admin bei der Abrechnung. Lade sie monatlich herunter.

Sammeldebitor oder eigene Kundennummer?

Bei vielen Privatkunden mit Einmalkäufen arbeiten Steuerberater oft mit einem Sammeldebitor oder mit Sammelkonten pro Zahlungsart. Firmenkunden mit Zahlung auf Rechnung bekommen eher ein eigenes Debitorenkonto, damit offene Posten nachvollziehbar bleiben. Ob deine Shopify-Kundennummer weiter als Debitorennummer dienen soll, hängt von deiner Buchhaltungssoftware und deiner Kanzlei ab. Das ist eine Absprache, keine gesetzliche Vorgabe.

Belege für Verkäufe im Laden

Verkaufst du zusätzlich vor Ort, gelten für Kassenbelege eigene Regeln. Mehr dazu im Artikel Shopify POS und Multichannel.

Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt nach § 147 Abs. 3 AO inzwischen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bewahrst du zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form) verlangen außerdem, dass deine Belege vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert sind. Für den Shop heißt das:

• Digitale Rechnungen digital aufbewahren, E-Rechnungen im Originalformat (z. B. die XML-Datei), nicht nur als Ausdruck.
• Nicht nur in Shopify oder in einer App speichern, die du irgendwann kündigst. Exportiere regelmäßig oder nutze eine Buchhaltungssoftware mit Archiv.
• Eine kurze Verfahrensdokumentation anlegen: Welches Tool erstellt die Rechnung, wo landet sie, wer bucht.

Häufige Fragen

Kann Shopify automatisch Rechnungen an Kunden schicken?

Nicht mit den Bordmitteln allein. Shopify verschickt Bestell- und Versandbestätigungen, und mit Shopify Order Printer oder den neuen Dokumentvorlagen kannst du Rechnungen drucken. Für automatisch erstellte Rechnungen als PDF im Anhang oder als Download-Link brauchst du eine App wie Sufio oder eine Anbindung an Lexware Office oder sevdesk, die die Rechnung bei jeder Bestellung erzeugt und verschickt.

Darf ich die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden?

Grundsätzlich ja. Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein, und die Bestellnummer erfüllt das in der Regel. Probleme entstehen bei Stornos, Entwürfen und mehreren Shops, weil dann Nummern doppelt vorkommen oder Korrekturbelege fehlen. Ein eigener Nummernkreis im Rechnungstool ist deshalb die sauberere Lösung. Stimm die Nummernlogik mit deiner Steuerberatung ab.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Empfangen können musst du sie trotzdem, wenn Lieferanten sie dir schicken. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Bewahre empfangene E-Rechnungen im Originalformat auf, nicht nur als ausgedrucktes PDF.

Wie bekomme ich Belege für Verkäufe, ohne Shopify POS zu nutzen?

Für Online-Bestellungen erzeugst du den Beleg über eine Rechnungs-App oder deine Buchhaltungssoftware. Jede Bestellung bekommt automatisch eine Rechnung, die du dem Kunden schickst und archivierst. Shopify POS brauchst du nur für Verkäufe vor Ort. Für die Buchhaltung exportierst du zusätzlich die Bestell- und Auszahlungsberichte aus dem Shopify-Admin.

Brauche ich ein Buchhaltungsprogramm oder reicht der Steuerberater?

Beides geht. Mit wenigen Bestellungen und Kleinunternehmerregelung reicht oft eine Rechnungs-App plus eine ordentliche Ablage, die du deiner Steuerberatung übergibst. Mit Regelbesteuerung, vielen Bestellungen oder mehreren Zahlungsarten spart eine Buchhaltungssoftware mit Shopify-Anbindung viel Abgleichsarbeit. Wichtig ist, dass Umsätze, Gebühren und Auszahlungen getrennt und nachvollziehbar gebucht werden.

Wie passe ich den Lieferschein in Shopify an?

Lieferscheine passt du über Vorlagen mit Liquid-Code an, entweder in Shopify Order Printer oder, wenn in deinem Shop schon verfügbar, über die neuen Dokumentvorlagen unter „Einstellungen > Versand und Zustellung“. Dort änderst du Logo, Texte und angezeigte Felder. Für größere Umbauten empfiehlt Shopify Grundkenntnisse in HTML und Liquid oder Hilfe von einem Entwickler.

Stand: Oktober 2026. App-Preise laut Shopify App Store, Stand Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Kläre Nummernkreise, Kontenrahmen und E-Rechnung mit deiner Steuerberatung.